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Microsoft Teams Besprechung planen – So geht’s!

Wolltest du gerade deine erste eigene Microsoft Teams Besprechung planen und hast festgestellt, du weißt nicht wie? Wir erklären dir schnell und einfach, was du tun musst.

microsoft teams besprechung planen

Hast du vor, eine eigene Microsoft Teams Besprechung zu planen und weißt nicht, wie du das anstellen sollst? In diesem Artikel wollen wir dir erklären, wie du in einfachen und schnellen Schritten zu deiner Besprechung einladen kannst. Das Planen einer Microsoft Teams Besprechung ist in der Regel wirklich einfach. Das wirst du feststellen, sobald du deine erste Besprechung geplant hast.

Microsoft Teams Besprechung planen

Heute wirst du erfahren, wie du deine eigene Microsoft Teams Besprechung planen kannst. Egal, ob du sie über Microsoft Teams mit oder ohne Outlook-Kalender planst, wir erklären dir in einer einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du schnell zu deinem gewünschten Ergebnis kommst. Dafür gehen wir auf alle Schritte des einfachen Planungsprozesses ein und erklären dir den Unterschied zwischen einer Planung mit und ohne Kalender. Denn eine Teams Besprechung planen ohne Kalender läuft ganz anders ab, als mit Kalender.

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In folgender Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären wir dir, wie du deine Microsoft Teams Besprechung planen kannst und zwar mit Kalender bzw. Outlook:

  1. Öffne die Microsoft Teams App und gehe auf die Kalenderfunktion.
  2. Klicke oben rechts auf den Menüpunkt „+ Neue Besprechung“.
  3. Jetzt öffnet sich ein Detailfenster, in das du die genaueren Informationen zu deiner Besprechung eintragen kannst. Du kannst hier Titel, Datum, Ort und eine Kurzbeschreibung eintragen.
  4. Im Feld „Erforderliche Teilnehmer hinzufügen“ trägst du deine Besprechungsteilnehmer ein. Gesprächsteilnehmer, die teilnehmen sollten, aber es nicht notwendigerweise müssen, fügst du unter „+Optional“ hinzu.
  5. Unser Tipp für dich: Bei Teilnehmern, die ihren Terminkalender freigegeben haben, kannst du unter „Terminplanungs-Assistent“ schauen, ob sie zum Gesprächstermin verfügbar sind und sie dann hinzufügen.
  6. Klicke jetzt einfach noch auf „Speichern“. Alle angefragten Teilnehmer werden nun per Mail benachrichtigt. Außerdem können sie den Termin auch in ihrem Teams-Kanal und im Kalender ansehen.
So kannst du eine Microsoft Teams Besprechung planen

Microsoft Teams Besprechung planen ohne Outlook bzw. ohne Kalender

Was du wissen musst: Willst du eine Teams Besprechung planen ohne Outlook oder Kalender, ist das eine Sofortbesprechung. Das heißt, dass du zum Beispiel wie bei Skype jemanden direkt „anrufst“ und eine Besprechung startest.

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  1. Gehe in Microsoft Teams auf „Besprechungen“, danach wählst du in der oberen rechten Ecke „Jetzt besprechen“ aus.
  2. Du kannst vor dem Start deiner Besprechung einige Dinge festlegen: Titel der Besprechung, Verwendung der Videofunktion und bevorzugte Audioquelle.
  3. Wenn du bereit bist, drücke auf „Jetzt teilnehmen“. Anschließend kannst du andere Personen zu deiner Besprechung einladen.
Schnell und einfach eine Microsoft Teams Besprechung planen

So konntest du eine Microsoft Teams Besprechung planen ohne Kalender. Das war doch recht einfach, oder?

Microsoft Teams Besprechung planen im Chat

Wenn du nach einer Möglichkeit suchst schnell und einfach aus dem Chat heraus eine Teams Besprechung zu planen, haben wir hier eine passende Anleitung für dich:

  1. Wähle auf der Registerkarte Chat die Option „Neue Besprechung“ (Kamerazeichen) aus.
  2. Gib im Detailfenster den Namen für deine Besprechung ein.
  3. Wähl die zu teilenden Links aus, um einen Link hinzuzufügen, den du in die Zwischenablage kopieren möchtest. Den kannst du dann auf jede beliebige Weise später freigeben.
  4. Wähle nun „Besprechung starten“ aus, um zu beginnen.
  5. Jetzt wird deine Besprechung erstellt und der Besprechungslink wird im Chat angezeigt. Diesen Link kannst du kopieren und mit deinen Freunden und Kollegen teilen.
  6. Lege jetzt noch deine Audio- und Videooptionen fest und wähle „Jetzt teilnehmen“ aus.
Wir zeigen dir wie du eine Microsoft Teams Besprechung planen kannst

Wenn du deine Microsoft Teams Besprechung planen möchtest und zwar mit dem Kalender, ist dieser meistens sowieso schon automatisch mit Outlook verknüpft. Das bedeutet, du musst hier nicht noch etwas speziellen erledigen. Die oben stehenden Optionen helfen dir dabei deine Besprechung zu planen.

Weitere praktische Funktionen für Microsoft Teams Besprechungen

  1. Personen außerhalb der Firma einladen: Richte deinen Termin wie gewohnt ein. Danach gibst du im Detailfenster unter „Terminplanungs-Assistent“ im Feld „Erforderliche Teilnehmer“ die E-Mail-Adresse ein. Jetzt klickst du nur noch auf das sich öffnende Feld „einladen“. Diese Person erhält jetzt per E-Mail eine Einladung zu deiner Besprechung.
  2. Gruppe einladen: Bei Microsoft Teams gibt es sogenannte Kanäle, denen je nach Projekt oder Thema bestimmte Personen angehören. Wenn du eine Microsoft Teams Besprechung für alle Teilnehmer dieser Gruppe einrichten willst, klicke auf „Kanal hinzufügen“. Dann wählst du den gewünschten Kanal aus. So kannst du alle auf einmal einladen.
  3. Regelmäßigkeit festlegen: Du möchtest eine wöchentliche Besprechung zur gleichen Zeit planen? Dann richte dir eine regelmäßige Wiederholung ein. Klicke dafür in dem Detailfeld der Besprechung bei den beiden halbrunden Pfeilen auf die gewünschte Wiederholfrequenz.
  4. Microsoft Teams Besprechung in Outlook planen: Durch diese Koppelung kannst du auch in Outlook eine Besprechung planen. Klicke in der Kalenderfunktion von Outlook in der Startleiste auf „Neue Teams-Besprechung“. Fülle dann das Detailfenster mit allen erforderlichen Informationen aus und klicke einfach auf „Senden“.

Unser Fazit

Hast du alle Informationen bekommen, die für dich wichtig waren und kennst dich jetzt aus? Kannst du nun eine Microsoft Teams Besprechung planen? Falls du noch Fragen hast, dann schreib uns einfach deine Frage in die Kommentar-Funktion. Wir versuchen dir bei all deinen Problemen weiterzuhelfen.

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So planst du deine Besprechung mit Microsoft Teams!
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