Wer kennt das nicht, wenn man gar nicht weiß, wie man einen offiziellen Brief richtig formatiert? Im Folgenden werden wir dir zeigen, wie Du diesen in wenigen Schritten erstellen kannst! Zunächst öffnest Du ein leeres Word-Dokument. Gehe dann in der oberen Leiste auf „Seitenlayout“ und wähle anschließend „Seitenränder“ sowie „Benutzerdefinierte Seitenränder…“.
Im nächsten Fenster gibst Du als Seitenrand oben 1,7 cm an und bestätige mit „OK“.
Als nächstes schreibst Du deine Anschrift auf die Seite:
Max Mustermann
Beispielstr. 1
10000 Musterhausen
max@mustermann.de
Klicke anschließend in die erste Zeile und gehe auf das Lineal auf eine Position auf der rechten Hälfte der Seite, z. B. bei 10,25 cm, um einen Tabstopp mit einem einfachen Klick zu erstellen.
Gehe dann hinter den letzten Buchstaben deines Namens und drücke die Tab-Taste. Der Cursor befindet sich dann bei dem Tabstopp, wo Du das Datum einträgst.
Nun kann es mit dem Adressfeld weiter gehen. Dort ist zu beachten, dass dieses immer in der Zeile 8 der Seite beginnt. Dies ist wichtig, damit diese in einem Fensterumschlag zu sehen ist.
Die ersten 3 Zeilen sind für Postvermerke vorgesehen, z. B. „Persönlich/Vertraulich“ oder „Einschreiben-Rückschein“. Diese sind immer von unten beginnend zu schreiben, also z. B.:
*
*
Einschreiben-Rückschein
bzw.
*
*
Einschreiben-Rückschein
Persönlich-Vertraulich
Jedoch nicht:
Einschreiben-Rückschein
*
*
In der Zeile 11 beginnt immer die normale Anschrift, wobei keine Leerzeilen gelassen werden und Postfächer in 2er Blöcken unterteilt werden:
Marion Mustermann
Beispielstr. 1
10000 Musterhausen
oder
Marion Mustermann
Postfach 1 20 30
10000 Musterhausen
Bei Auslandsanschriften ist der Ort in Landessprache anzugeben. Der Ort und das Zielland werden in Großbuchstaben geschrieben:
Marion Mustermann
1 Rue Modèle
10000 PARIS
FRANKREICH
Nun folgt endlich der eigentliche Brief. Dieser beginnt mit dem Betreff in der Zeile 24. Das Wort „Betreff“ wird auf jeden Fall nicht geschrieben. Um den Betreff deutlich hervorzuheben wird dieser oft fett geschrieben.
Anschließend folgt nach zwei Freizeilen die Anrede. Grundsätzlich bei Firmen ist „Sehr geehrte Damen und Herren,“ anzugeben. Nach einer erneuten Freizeile beginnt der Text.
Nach dem Text folgt eine weitere Freizeile gefolgt von der Grußformel, meist „Mit freundlichen Grüßen“. Dann werden drei Zeilen für die Unterschrift frei gelassen. Der eigene Name wird nicht noch einmal wiederholt.
Nach diesen drei Zeilen werden ggf. vorhandene Anlagen erwähnt. Zunächst schreibt man das Wort „Anlage“ bzw. „Anlagen“ und anschließend folgt in jeder Zeile die Nennung der jeweiligen Anlage:
Betreffzeile
*
*
Sehr geehrte Frau Mustermann,
*
Text
*
Mit freundlichen Grüßen
*
*
*
Anlage
…
Es bietet sich an, sich eine Vorlage zu speichern, sodass man diese Schritte nicht jedes Mal erneut ausführen muss.
PS: Die weitere Gestaltung, insbesondere der Kopfzeile, unterliegt keiner Norm und kann nach Belieben verändert werden 🙂
